Es gibt diese Tage, da schauen wir auf die Uhr und fragen uns, wo die Zeit geblieben ist. Schon wieder ist der Tag zu Ende… Eigentlich wolltest du dies und das erledigen, doch deine ToDo Liste ist immer noch gleich lang wie sie am Morgen war. Den ganzen Tag hast du Allerlei erledigt. Mittlerweile bist du müde, doch das, was du tun wolltest, ist noch immer unerledigt.

 

Gibt es einen Weg, wie du deine Zeit sinnvoller, fokussierter und produktiver nutzen kannst?

Ich habe eine gute Nachricht für dich. Denn es gibt nicht nur einen Weg, sondern gleich mehrere. Eine Möglichkeit, wie du mit deiner Zeit effizienter umgehen kannst, teile ich hier mit dir.
Es geht um eine sehr simple Methode, die jedoch sehr wirkungsvoll ist und sich schnell umsetzen lässt. Ohne, dass du deine jetzigen bewährten Zeitmanagement-Strategien gänzlich über Bord werfen musst.

Die Ivy-Lee-Methode habe nicht ich erfunden, sondern von Ivy Lee selbst. Ivy Lee ist Experte der modernen PR. Anfang 20. Jahrhundert hat er sich mit seiner Methode jedoch auch einen Namen als Produktivitätsexperte gemacht.

Ich habe die Methode selbst ausprobiert und sie in meine persönliche und individuelle Zeitplanung integriert. Sie funktioniert!

 

Kurze Übersicht über die Ivy-Lee-Methode:

Die Methode von Ivy Lee läuft in 5 Schritten ab.

Schritt 1: Die 6 essenziellen Aufgaben für den nächsten Tag

Schritt 2: Prioritäten setzen

Schritt 3: Umsetzen

Schritt 4: Aufräumen

Schritt 5: Tägliche Routine

 

So funktioniert die Methode

Schritt 1: Brainstorming – die 6 essenziellen Aufgaben

Schreibe am Ende eines (Arbeits-)Tages die 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf eine Liste. Sechs Aufgaben sind das absolute Maximum. Zu Beginn empfehle ich dir mit 3-5 Aufgaben zu starten.

Meine Erfahrung und Umsetzung: Grundsätzlich mache ich es so, dass ich sehr vorausblickend plane. Ich erstelle einen groben Jahresplan. Aus dieser Grundlage plane ich die Quartale und dann die einzelnen Monate. Vom einzelnen Monat komme ich dann auf die einzelnen Wochen. Die aktuelle Woche teile ich, unter anderem mit der Hilfe der Ivy-Lee-Methode in meine Tagesplanung ein. Jeden Abend setze ich mich kurz hin, reflektiere den heutigen Tag und plane meine nächsten Aufgaben für den kommenden Tag. Es hilft mir, am Morgen bereits fokussiert zu starten.

 

Schritt 2: Prioritäten setzen – Sortieren und Strukturieren

Priorisiere die Aufgaben auf deiner Liste nach ihrer Wichtigkeit. Du kannst das mit Buchstaben machen, aber auch mit Zahlen oder Farben.

Meine Erfahrung und Umsetzung: Wenn ich meine Liste mit all meinen Aufgaben vor mir habe überlege ich zur Priorisierung mehrere Dinge.
1. Priorität haben immer alle diese Aufgaben, welche unbedingt am nächsten Tag gemacht werden müssen. Oder wo ich für mich finde, dass das genau diese eine Sache ist, welche ich am nächsten Tag machen möchte, damit der nächste Schritt für mein KlarheitsLeben gegangen werden kann, um meinen Tag so richtig erfolgreich zu machen.
Genau diese Aufgabe erhält von mir 1. Priorität und ist eine ganz klare Nummer 1! Die weiteren Aufgaben priorisiere ich ebenfalls nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. So, dass ich die sechs wichtigsten Aufgaben, in ihrer bestimmten Reihenfolge, auf meinem Aufgabenblatt habe.
An Tagen, wo ich bereits viele Termine habe oder sonst noch einiges los ist, kann es sein, dass ich auch mal nur eine essenzielle Aufgabe habe.
Hier ist es wichtig, dass du für dich eine gute Selbsteinschätzung hast. Diese kannst du üben, indem du dich regelmässig reflektierst, damit du deine individuelle Planung optimieren kannst.

 

Schritt 3: Umsetzen

Arbeite am nächsten Tag so lange an der ersten Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist. Fokussiere dich nur auf diese eine Aufgabe und lasse alles andere «links liegen».
Wenn du mit der ersten Aufgabe fertig bist, dann kümmerst du dich um die Zweite, dann die Dritte usw.

Meine Erfahrung und Umsetzung: Ich bin eine absolute Befürworterin für Single Task! Wenn ich etwas erledige, dann bin ich bei dieser einen Sache. Fokussiert im Hier und Jetzt.
Einen Fokus zu haben, richtet deine Energie voll und ganz auf die eine Sache aus. Das hilft dir, deine Energie nicht zu zerstreuen und unnötig verpuffen zu lassen.
Du schaffst mehr, benötigst weniger Energie und es fühlt sich sogar noch gut an.

 

Schritt 4:  Aufräumen

Wenn dein (Arbeits-)Tag vorbei ist, dann ist aufräumen angesagt. Es wird alles aufgeräumt und versorgt.

Meine Erfahrung und Umsetzung: Es macht wirklich einen Unterschied. Ich staune jedes Mal aufs Neue, was es bewirkt, wenn ich am Ende meiner Arbeit oder meines Tages alles aufräume und alles wieder seinen Platz hat. Es gibt mir ein klares Statement, dass nun meine Freizeit beginnt oder dass nun der Tag zu Ende ist.
Probiere es einfach aus. Es bewirkt Wunder und macht einen extremen Unterschied.

 

Schritt 5: Tägliche Routine

Schreibe am Abend die Liste für den nächsten Tag. Aufgaben, welche du nicht erledigen konntest werden vielleicht zu deinen heissen Kandidaten für den nächsten Tag. Doch vielleicht sind auch andere, neue Aufgaben wichtiger und dringlicher. Beginne also wieder bei Schritt 1 und arbeite dich erneut durch.
Die Ivy-Lee-Methode wird schnell zu einer Routine und du wirst es lieben, sie täglich aufs Neue anzuwenden.

Meine Erfahrungen und Umsetzung: Während des Tages mache ich mir immer wieder Notizen auf meiner Liste. Das hilft mir, am Abend noch besser den nächsten Tag vorzuplanen. Ich notiere mir zum Beispiel, wofür ich wie lange gebraucht habe, wo ich meine Abläufe verbessern möchte oder was mir bei welcher Aufgabe nicht gereicht hat, um sie vollständig abzuschliessen.
So habe ich am Abend einen besseren Überblick und kann, weil ja alles bereits aufgeräumt ist, viel klarer und schneller entscheiden, was welche Priorität hat und welche Aufgaben auf meine allgemeine Liste wandern, jedoch noch keine Priorität bekommen.

 

Vorteile dieser Methode

Du musst dich entscheiden

Es ist wichtig, dass du dich entscheidest. Denn das hilft dir, deinen Fokus festzulegen und deine Prioritäten zu setzen. Es unterstützt dich dabei, dich nicht zu verzetteln und deine Energie unnötig verpuffen zu lassen.

Der Start in den Tag fällt leichter

Mit einem klaren Fokus in den Tag zu starten ist entspannter und verhindert, dass dein Verstand plötzlich Aufgaben kreiert, die eigentlich gar nicht deiner Prioritäten, Zielen und deiner persönlichen Weiterentwicklung dienen.

Du übst dich im Single Task

Du legst den Fokus auf die eine Sache und kannst so gezielt mit deiner Energie haushalten. Lässt dich nicht ablenken und du ermöglichst dir in den Flow zu kommen.

Die Ivy-Lee-Methode lässt sich mit vielen weiteren Tools kombinieren

Du kannst diese Methode mit vielen weiteren Tools kombinieren. Zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik, dem Pareto-Prinzip, der Eisenhower-Matrix, dem Parkinson’sche Gesetz und der Alpen-Methode. Aber auch mit vielen weiteren anderen Methoden.
Die Ivy-Lee-Methode, kann aber auch auf deine individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Eat the frog

Der Rat von Bryan Tracy der sagt, dass es wichtig ist, die wichtigste und schwierigste oder auch unangenehmste Aufgabe direkt als erstes am Morgen zu erledigen, wird in dieser Methode auch befolgt. Denn die erste Aufgabe, die du am nächsten Tag tust, ist die, die am Wichtigsten ist.  Es ist die, die du ohne diese Methode vielleicht vor dir herschieben würdest, um Dinge zu erledigen die plötzlich wichtiger sind.

To Do Liste bekommt eine Struktur

Die Zeiten sind vorbei, wo du eine Liste hattest mit lauter ToDos und keinen Überblick über deine Aufgaben. Denn mit dieser Methode bekommen deine ToDos eine Struktur. Sie werden priorisiert und im Sigle Task abgearbeitet. Das führt zu mehr Fokus und weniger Ablenkung. Das Wundervolle dabei ist: Du sparst viel Zeit und Energie!

 

Probiere es aus und sammle Erfahrungen

Mit Sicherheit gibt es noch viele weitere Vorteile, wenn du mit der Ivy-Lee-Methode arbeitest. Wichtig ist einfach, dass du sie einfach mal ausprobierst.

Ich wünsche dir viel Spass damit!